הובלת משרד: לעבור בלי להפסיד כסף

איך להתכונן להובלת המשרד?

תכננו לוח זמנים

תכנון נכון של זמן הובלת המשרד הוא קריטי לעסקים, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בעסקים גדולים.

שלבו את העובדים בתהליך

אין מנהל או מנהלת משרד שמכירים את המשרד טוב יותר מהעובדים עצמם, ולכן בתכנון המעבר מומלץ שמנהלי המחלקות, וגם העובדים עצמם במידת האפשר, ייקחו חלק פעיל.

הכינו רשימת ציוד רגיש

בקשו מכל עובד להכין רשימה של ציוד רגיש, יקר וחיוני, איזה ציוד יוכלו העובדים להעביר בכוחות עצמם (מחשבים ניידים, מסמכים חשובים וכדומה), איזה ציוד דורש שינוע מיוחד כמו מנוף, או אריזה מרופדת ואיטום וכולי.

וודאו כי עוד לפני שאתם יוצרים קשר עם חברת הובלות, יש ברשותכם רשימה מלאה של הציוד, בדגש על ציוד יקר ועל ציוד שדורש פירוק והרכבה.

דאגו למיון פסולת

כאמור, כשמדובר בעסקים זמן זה כסף, אבל גם כסף זה כסף, והשלכת פסולת ברחוב או במקום אליו הוא לא מיועד יכולה לעלות לכם בקנסות.

במקום שתתעסקו במיון והשלכת ציוד במאגרי איסוף פסולת של העירייה, וודאו שחברת ההובלות מולה אתם מתאמים את ההובלה תעשה זאת בעצמה או שתיקח על עצמה את המשימה ותנהל את פינוי הפסולת מול הרשות המקומית.

אילו שירותים כלולים בהובלת משרדים?

אריזה

אריזה מקצועית ויעילה יכולה להיות ההבדל בין מעבר חלק לבין קטסטרופה.

על מנת לחסוך בזמן ולהמשיך בשגרת העבודה, רוב המשרדים משתמשים בשירותיה של חברת ההובלות בה בחרו, גם לצורך אריזה.

הנציגים בעלי הניסיון, מגיעים אל המשרד עם ציוד אריזה ברמה גבוהה ואורזים את הציוד במהירות וביעילות.

חברת ההובלות תדאג שהציוד הרגיש שלכם ייארז בצורה מקצועית, מסמכים יאטמו, מסכים ירופדו, יתר הציוד ייעטף בניילון ובחומרי הדבקה במידת הצורך ועוד.

פירוק והרכבה

כשמדובר בתכולת המשרד, אין ספק שדרוש ידע מקצועי בכל הנוגע לפירוק והרכבת עמדות עבודה, שולחנות מחשב, מדפים, ארוניות קיר וכולי.

בעת פירוק ארונות המשרד, יש להיזהר שלא לפצוע את חורי ההברגה על מנת שניתן יהיה להכניס שוב את הבורג המתאים בעת ההתקנה.

הבסיס שבקדמת הארון הוא זה שמקנה לו את היציבות, וחשוב שמי שמרכיב אותו יידע איך לעשות זאת.

גם קיבוע של לוחות הדיקט בגב הארון המחוברות באמצעות סיכות פשוטות, יחד עם קיבוע צירי הדלתות מקנה לארון את האיזון הנדרש.

וודאו שחברת ההובלות אותה אתם מזמינים לביצוע העבודה, מתמחת גם בפירוק והרכבה של תכולה משרדית, כדי שתדעו שציוד שלכם נמצא בידיים מקצועיות ובטוחות.

הובלה עם מנוף

במידה ויש במשרדכם ציוד כבד וגדול במיוחד כמו פסנתר למשל, ושאינו ניתן להובלה ידנית דרך חדר המדרגות או המעלית, סביר להניח שתצטרכו להשתמש בשירות הובלה באמצעות מנוף.

עלות השימוש במנוף מתומחרת לפי שעה ובהתאם לקומת המשרד. אם אתם עוברים ממשרד הממוקם עד קומה חמישית, חברה שמחזיקה במנופים סטנדרטיים תתאים לכם.

לעומת זאת, אם המשרד הנוכחי שלכם ממוקם בקומה גבוהה, תזדקקו להובלה עם מנוף גבוה יותר, שגם עולה יותר.

בסופו של דבר חברת ההובלה תקבע באיזה מנוף יש צורך להשתמש, בהתאם למשקל התכולה והקומה.

בדקו כי מפעיל המנוף נושא רישיון מתאים ממשרד התחבורה ובררו האם יש לו ניסיון בהפעלת מנוף. מפעיל ללא רישיון או ניסיון יכול לגרום לנזק לתכולה במקרה הטוב, ולפגיעה בעוברי אורח במקרה הרע.

צריכים לאחסן ציוד?

לא תמיד המשרד החדש מסוגל להכיל את כל הציוד אותו אתם רוצים להעביר, אם זה בגלל שיפוץ במשרד החדש שטרם הושלם, מדפים שעוד לא נתלו, מחסן שטרם פונה וכולי.

אחסון התכולה אפשרי במחסנים ייעודיים או במכולות. את השירות מספקות חברות ההובלה או האחסון, כשכל אחת מהן תציע לכם שירות השכרת מחסן או מכולה, לפי הצרכים שלכם ולפי יכולתן.

דבר חשוב שאתם צריכים לעשות לפני שאתם חותמים על עסקה מול חברה זו או אחרת, הוא לגבות את עצמכם.

לפני שאתם מתחילים להיכנס למשא ומתן מול חברת האחסון או ההובלה, בדקו שיש ברשותן רישיון עסק, היתרי בניה ואישור בתוקף ממכבי האש.

הבדיקה הזו חשובה מאוד, מאחר ובמידה והחברה אינה עומדת בקריטריונים, התכולה שלכם לא תהיה מבוטחת, מה גם שהרשות המקומית, מכבי האש או המשטרה עלולים להגיע ולסגור את מחסני החברה, ואתם תיאלצו לחפש מקום אחר לתכולה שלכם ולשלם על הובלה נוספת.

אם הנגישות לתכולה חשובה לכם, וודאו היכן בדיוק נמצא שטח האחסון, ובדקו מה הם הימים ושעות הפעילות של החברה.

יש חברות שמאפשרות גישה לשטחי האחסון עד שעות הלילה וגם בסופי שבוע, אך הן בדרך כלל יהיו יקרות יותר מהאחרות.

כך תבחרו חברה להובלת המשרד

אל תסגרו הובלה בטלפון

כדי להימנע ממצב בו חברת ההובלות מנפחת את המחיר ביום ההובלה, אל תסגרו הובלה בטלפון.

דאגו לחתום מול החברה על חוזה עבודה והצעת מחיר מראש. דרשו שנציג יגיע למשרד, ויעבור יחד אתכם על כל הציוד, כמות המדרגות, מקום חניה ומכשולים נוספים וייחודיים, במידה ויש כאלה.

רוב חברות ההובלה לא ישלחו נציג למשרד אליו אתם עוברים. לכן, דאגו לתאר לחברת ההובלה מראש את המשרד אליו אתם עוברים, בדגש על מקום חניה למשאית, גודל המעלית וגישה אליה וקומת המשרד.

בחרו חברת הובלה גדולה בפיקוח

חברות גדולות ומוכרות, מחזיקות בדרך כלל בנהלי עבודה קבועים ומסודרים, תקנון גלוי וביטוח מתאים.

כמו כן, יש להן יותר ידע וניסיון בסוגים שונים של הובלות, בדגש על הובלת משרדים. עם זאת, אל תסמכו רק על הניסיון הכללי של החברה, ובדקו שהיא אכן מתמחה בהובלת משרדים.

כל חברות ההובלה שעובדות עם המקצועים נמצאות בפיקוח מתמיד, כך שבחירה בחברה להובלת המשרד דרך אתר המקצוענים ייתן לכם שקט.

דרשו חוזה עבודה

חברת הובלה שאיננה מוכנה לחתום על חוזה או על זיכרון דברים, אינה משוכנעת ביכולתה לספק שירות טוב, ומתחמקת מאחריות עוד לפני שקיבלה את העבודה.

הדבר נכון להובלת דירה ונכון שבעתיים בכל הנוגע להובלת משרדים. במקרה כזה, כדאי להמשיך ולחפש חברת הובלה אחרת.

וודאו שלחברה יש ביטוח

הפוליסה היחידה שתכסה אתכם במקרה של נזק שנגרם לתכולה אותה אתם מבקשים להוביל, הוא 'ביטוח סחורות בהעברה'.

הפוליסה הזו תכסה אתכם במקרה של שריפה, התפוצצות, התנגשות או התהפכות של המשאית. מדובר בפוליסה יקרה, ולא כל החברות מבטחות את עצמן.

רוב החברות מבוטחות בביטוח חובה רגיל של המשאית, ביטוח שלא יכסה נזק לציוד שלכם.

הוסיפו סעיף פיצוי מורחב

'ביטוח סחורות בהעברה' מכסה נזק רק בנסיעה, ולא בהובלת בציוד אל המשאית וממנה.

הכניסו לחוזה העבודה סעיף פיצוי מורחב, בו החברה מתחייבת לפצות אתכם גם במקרה של נזק שנגרם באשמתה, לא בזמן הנסיעה עצמה.

לחסוך בהובלה או להרוויח יום עסקים

מעבר משרד לא חייב לבוא על חשבון יום עבודה.

הובלת משרד יכולה בהחלט להתבצע ביום פגרה שברוב במקומות הוא בשישי, בשעות הערב במהלך השבוע, או בשעות הבוקר המוקדמות לפני שעות העבודה.

הימנעות מהובלה בשעות העבודה תסייע לעסק שלכם להימנע מהפסדים מיותרים. וודאו שחברת ההובלות אותה אתם מזמינים פנויה לעבודה בשעות לא שגרתיות ובימי פגרה.

כמובן שהובלה כזאת תעלה לכם יותר כסף, אך היא תציל לכם ולעובדים שלכם יום עבודה שלם, מה שלבטח ישתלם לכם כלכלית.